Toda empresa que se dedique o esté relacionada con la fabricación, comercialización o distribución de productos, y que tenga proceso de almacenaje, transporte y/o venta de los mismos; debe siempre contar con un inventario físico para confirmar el control del inventario teórico, y así, se pueda constatar de manera precisa las existencias reales de los productos disponibles para su venta.
¿Qué es un inventario físico?
El inventario físico es un proceso operativo que consiste en contar con exactitud los diferentes tipos de productos que tenemos almacenados y las cantidades de estos mismos. Para realizarlo hay que elaborar un conteo físico y compararlo con el inventario que tienes registrado (teórico). De esta manera podrás visualizar si existe alguna diferencia, detectar algún robo o bien, si hay algún producto dañado.
Al realizar un conteo físico de inventario con periodicidad semanal, quincenal o mensual, podrás asegurarte de que no exista un descuadre en el inventario teórico y detectar anomalías en el registro de las entradas y salidas de los productos a tiempo.
Dependiendo del tipo de empresa, se decide si el conteo de inventario físico debe realizarse de manera permanente (inventarios cíclicos), semestral, anual o selectiva (sobre los productos con mayor valor o con mayor rotación). Lo más recomendable es que se haga en tiempos dónde menos rotación del producto haya para que pueda ser más efectivo. Además, de poder contar con el personal necesario para hacerlo.
¿Qué se necesita para realizarlo?
Realizar un inventario requiere que se planifique con anticipación, ya que, por lo regular, se requiere parar por completo la producción. Lo ideal es determinar fechas y horarios específicos para que no afecte a la operación. El personal que esté encargado de esta tarea, debe disponer los materiales necesarios y estar capacitados para registrar toda la información.
Antes de iniciarlo es recomendable que el almacén esté limpio y ordenado. A pesar de ser algo obvio, el encargado del almacén debe de garantizar en todo momento el orden de las instalaciones, esto ayudará a que sea más eficiente y el conteo del inventario físico fluya mejor en todas las áreas.
El siguiente paso es saber cómo se empezará y qué es lo que se va a contar; si serán todos los artículos del almacén, un pasillo en específico, alguna ubicación, etc. Debe estar bien definido para evitar atrasos y enfocarse en lo que queremos contabilizar.
El inventario físico puede realizarse con algún software diseñado para facilitar el conteo, puede hacerse también con un listado impreso o apoyarse de ambos para hacer más ágil el proceso.
Un punto importante del inventario físico, es que nos ayudará a visualizar si contamos con excedentes o faltantes de productos para enfocar la línea de producción, y así, no se vean afectadas las ventas por falta de producto o bien, haya pérdidas por excedente del mismo.
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